Metadata zijn gegevens die informatie verschaffen over andere gegevens, zoals documenten. Het gebruik van metadata in documenten kan verschillende voordelen bieden, zoals het verbeteren van de organisatie, het vergemakkelijken van het beheer en het vinden van documenten, en het verbeteren van de beveiliging van documenten.

Enkele voorbeelden van metadata die kunnen worden gebruikt in documenten zijn:

• Naam soort document: de naam van het soort document kan worden gebruikt om het soort document aan te geven en om het gemakkelijker te vinden in zoekopdrachten.
• Onderwerp: het onderwerp van het document kan worden gebruikt om het onderwerp van het document aan te geven en om het gemakkelijker te vinden in zoekopdrachten.
• Datum: de datum waarop het document is gemaakt of bijgewerkt kan worden gebruikt om de relevantie van het document te bepalen en om te bepalen welke versie van het document de meest recente is.
• Kenmerk: indien je document via een DMS wordt verwerkt kan je het automatisch een uniek kenmerk meegeven.
• Trefwoorden: trefwoorden kunnen worden gebruikt om het document te categoriseren en om het gemakkelijker te vinden in zoekopdrachten.

Metadata kunnen worden toegevoegd aan documenten met behulp van verschillende tools, zoals Microsoft Word, Adobe Acrobat en verschillende documentbeheersystemen. Maar dat is allemaal nadat het document al gecreëerd is. DocGen garandeert perfecte documentcreatie, inclusief een correct metadatamodel. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de metadata correct en consistent worden ingevoerd, en zo blijft durende de gehele lifecycle van het document. Wij denken hier bij de creatie van het model waar alle documenten binnen uw organisatie op gebaseerd zijn al over na. Dit zorgt er voor dat bij de creatie al rekening gehouden wordt met metadata die wellicht nodig is voor andere stappen in het proces. Hierdoor blijft het document altijd vindbaar, en worden zaken als geautomatiseerde archivering en lakken mogelijk. Bij aanvang van het gebruik van docGen binnen een nieuwe organisatie wordt er al een basismodel (MDTO-compatibel) aan metadata geïmplementeerd, dus uw organisatie wordt ook hierin ontzorgd!