De meerderheid van hedendaagse organisaties produceert dagelijks een heel spectrum aan brieven en documenten. Denk bijvoorbeeld aan offertes, facturen, (beslis)nota’s en rapporten. Veelal worden deze documenten in eerste instantie als een template (Word of Excel) vanuit de organisatie aangeleverd. Vaak wordt er vervolgens een eigen ‘smaakje’ aan gegeven, want veel medewerkers hebben een eigen manier van werken ontwikkeld om tot de uiteindelijke content te komen. Herhalende handelingen en handmatige mutaties zijn vaak onderdeel van deze eigen werkwijze. Dit brengt meerdere nadelen met zich mee namelijk: tijdverlies, grotere kans op fouten en geen uniforme output.
Wat maakt een goed template?
Door een template op de juiste manier in te zetten, is er veel winst te behalen. Daarnaast moet een goed template voldoen aan een aantal voorwaarden:
- Gebruik is intuïtief;
- aangepast op de gebruikers;
- een heldere en eenduidige vormgeving;
- gekoppeld aan externe applicaties;
- levert correcte en eenduidige output op.
Wat maakt van een goed template een krachtig model?
Het hebben van goede templates zal je tijd besparen, fouten voorkomen en de kwaliteit van je documentoutput verhogen. Wij zijn ervan overtuigd dat je er met een goed template nog niet bent. Rednose spreekt dan ook over docGen modellen. Een model zorgt ervoor dat je medewerkers net wat meer ontlast worden, dat de bedrijfsidentiteit foutloos en consistent wordt gebruikt, dat je je geen zorgen moet maken over de gebruikte data en andere zaken zoals WCAG compliancy.
Het verschil tussen een template en een model zit in de volgende aspecten:
- Integratie met externe databronnen;
- integratie met DMSsen en CMSsen;
- afhankelijk van jouw wensen krijg je automatisch de correcte tekstblokken aangeleverd;
- intelligentie in het automatisch vullen van velden.
Ontgrendel de potentie
Zie je regelmatig ergernis bij je werknemers door de repeterende en handmatige handelingen omdat je organisatie nog steeds uitgaat van templates? Of zie je weinig tot niets meer terug van de huisstijl? Of ben je benieuwd hoeveel rendement automatisering in je documentlifecycle je kan brengen? Laat het ons weten en wij zijn er voor je om samen deze efficiencyslag te maken. Breng nu direct je documentlifecycle bij creatie feilloos op orde met docGen! Stuur ons een mailtje en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.
