De afkorting DMS heb je ongetwijfeld wel eens vaker gehoord. DMS staat voor Document Management Systeem. Maar wat is het eigenlijk? Het aantal formulieren en documenten wat tegenwoordig binnen bedrijven wordt gebruikt is enorm. Meestal worden de digitale documenten netjes op de gedeelde schijf bewaard, maar soms ook even snel op een bureaublad of op een USB stick en uiteraard stuur je een documentje nog een keer naar je collega omdat diegene het even niet kon vinden. Met als gevolg dat niet iedereen in de juiste versie van het document zit te werken en dat er geen overzicht meer is. Om al deze documenten herleidbaar, gecategoriseerd en efficiënt in te richten en te beheren, maken veel bedrijven gebruik van een DMS.
Een DMS zorgt voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Met een DMS worden documenten digitaal opgeslagen op een centraal platform. Vanuit dit centrale punt kunnen medewerkers snel documenten vinden, delen en aanpassen. Verschillende medewerkers kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken en met versiebeheer kan worden nagegaan wie welke aanpassingen heeft gedaan. Vaak is een DMS dossier-georienteerd, waarmee documenten met eenzelfde onderwerp bij elkaar gegroepeerd zijn en blijven. Daarnaast kunnen de documenten een vooraf ingestelde route afleggen, zodat ze automatisch van het ene team naar de andere kunnen gaan. Een DMS verhoogt de vindbaarheid van documenten. Als de documentstromen binnen een bedrijf worden gestroomlijnd, heeft dit een gunstige uitwerking op de effectiviteit van bedrijfsprocessen.
Wat zijn de voordelen van een DMS?
- Digitalisering
- Alle fysieke documenten kunnen worden gescand en samen met reeds bestaande digitale bedrijfsdocumenten in het DMS bijeenkomen in dossiers. Vanuit dit systeem wordt centraal opgeslagen, gezocht, gewerkt en gearchiveerd.
- Workflow
- Een Document Management Systeem zorgt dankzij een document-workflow voor een meer efficiënte bedrijfsvoering. Zo kan een binnengekomen order automatisch doorgestuurd worden naar de juiste afdeling om te worden geaccordeerd. Na het accorderen komt het document meteen terecht op de afdeling administratie tot de betaling binnen is, waarna de order automatisch wordt doorgestuurd naar de fabriek. Deze automatische documentenstroom maakt een organisatie efficiënter en levert het personeel veel tijdwinst op.
- Efficiëntie
- Organisaties die hun processen slim organiseren, boeken flinke tijdswinst. Geen tijdrovende zoektochten naar de juiste informatie meer, niet meer wachten op anderen en met één druk op de knop de informatie delen. Het is niet makkelijk voor organisaties om de grote hoeveelheden data te verwerken die dagelijks een departement in- en uitstromen. Document management software brengt structuur aan in zowel de inkomende als uitgaande documenten en de erbij horende correspondentie. En dankzij de goed uitgeruste zoekfunctionaliteiten waarover DMS software beschikt, heb je in no-time inzicht in je documenten.
- Samenwerken
- Dankzij een Document Management Systeem dwalen er dus geen verschillende documentversies meer rond op verschillende afdelingen. Medewerkers kunnen in het DMS -tegenwoordig veelal real-time- samenwerken in hetzelfde document. Medewerkers hoeven hierdoor niet op elkaar te wachten en hebben altijd een overzicht van de actuele status van het document.
- Integratie andere applicaties
- De sky is helemaal de limit wanneer we een DMS integreren met andere applicaties. Denk aan een ERP, HRM, CRM of Financial tooling. Nooit dubbel werk meer! Je voert gegevens maar op één plek in, de uitwisseling zorgt voor de rest. Zo zijn je gegevens altijd up to date, in welke applicatie je ook werkt!
DocGen met een DMS
Bij een Document Management Systeem is het generen van de juiste documenten natuurlijk ook van groot belang. Daarom heeft Rednose de laatste jaren veel werk gemaakt om onze integratiemogelijkheden met verschillende DMSsen te optimaliseren. Een medewerker moet binnen de context van het actieve dossier snel het juiste document kunnen creëren. Al bekende informatie moet automatisch gevuld worden, de Rijkshuisstijl moet correct zijn, Metadata moet kloppen om vindbaarheid en onderlinge relaties te garanderen en toegankelijkheid moet geborgd zijn. Een DMS met docGen voorziet in al deze aspecten, en meer! Onze integratiemogelijkheden maken het mogelijk om tekstblokken automatisch te verrijken met dossier- of zaakinformatie, Metadata kan tussen het DMS en docGen uitgewisseld worden, om zo 1 metadatamodel voor de gehele documenthuishouding te garanderen, Zaak- of dossiernummers kunnen automatisch in het document geplaatst worden en uiteraard wordt het document na genearatie in PDF- of DocX-formaat direct in het dossier geplaatst, om rondslingeren of desktop-opslag van documenten tegen te gaan.
DocGen koppelt out of the box met de meest gangbare DMS-systemen. Denk aan SharePoint (online, 2019 en 2013), Filenet of Alfresco.
Heeft jouw organisatie wel een DMS, maar voelt het erg kaal aan zo zonder docGen-integratie? Neem dan snel contact met ons op om je hierin te laten adviseren of ondersteunen.
